Jak archiwizować dokumenty?

Stosy dokumentów są nieodłączną częścią prowadzenia własnej działalności, ale także codziennego życia – rachunki, umowy, paragony i różnego rodzaju listy wymagają przecież przechowywania. Jak jednak zachować uporządkowanie w setkach kartek i kopert? Na czym polega poprawna i efektywna archiwizacja? Co robić, a czego unikać? Na te i inne pytania odpowiadamy w naszym artykule.

Jak uporządkować dokumenty? Praktyczny przewodnik

Jednym z najprostszych, a jednocześnie najefektywniejszych sposobów na zachowanie porządku jest wykorzystanie segregatorów. Rozwiązanie to sprawdzi się zarówno w przypadku prowadzenia własnej firmy, jak i w sytuacji, gdy w grę wchodzi domowa dokumentacja. 

Co warto więc zrobić? Dokumenty należy posegregować tematycznie, według ustalonych wcześniej kategorii. Można podzielić je także ze względu na konieczność przechowywania np. na informacje, które należy mieć w domu zawsze, papiery, które trzeba archiwizować przez określoną ilość lat, a także dokumenty, które są ważne, jednak nie wymagają długiego magazynowania. Całość warto ułożyć także w kolejności chronologicznej, tak by ułatwić późniejsze odszukanie potrzebnych danych. Co ważne, materiały, które mogą ulec zniszczeniu (np. paragony, które stosunkowo szybko bledną) warto skserować i dołączyć do archiwum.

Po dokonaniu segregacji dokumenty należy rozmieścić w foliowych, wygodnych koszulkach i poukładać w dedykowanych segregatorach. Następnie segregatory można umieścić w tzw. pudle archiwizacyjnym, które pozwala na jeszcze lepsze uporządkowanie domowych lub firmowych danych.

Na koniec warto dodać, że dokumenty powinny być przechowywane w suchym, przewiewnym miejscu, w którym panuje stała temperatura.

Jakie artykuły biurowe ułatwią archiwizację?

Praktyka pokazuje, że archiwizacja jest znacznie prostsza przy wykorzystaniu profesjonalnych artykułów biurowych. Podstawą całego procesu są – jak już wspomnieliśmy – segregatory. Produkty te występują w różnych kolorach, są trwałe i świetnie się prezentują. Ich wnętrze skrywa foliowe, przezroczyste koszulki, w których można z powodzeniem umieścić nawet duże ilości dokumentów. Koszulki dostępne są w różnych rozmiarach.

Inną ciekawą propozycją są przekładki, które umożliwiają oddzielenie kilku tematów w obrębie jednego zestawy danych. Na uwagę zasługują również etykiety, na których możemy umieścić informacje o zawartości danego segregatora. 

Z kolei jeśli jakaś grupa tematyczna jest mniejsza i nie wymaga wykorzystania standardowego segregatora, dobrym rozwiązaniem jest zastosowanie skoroszytu. Produkt ten jest trwały, wygodny, a do tego nie zajmuje dużo miejsca.

Dokumenty można przechowywać również w teczkach, w których papiery umieszczane są luzem. Możemy wyróżnić m.in. teczki z gumką, teczki wiązane, teczki kopertowe, teczki z rączką, teczki skrzydłowe, teczki segregujące, a także teczki harmonijkowe.