Jak opisywać segregatory?

Segregatory to akcesoria, które są niezbędne w każdej firmie. To właśnie w nich archiwizuje się dokumentację z okresu, który jest już miniony, ale nadal godny tego, by posiadać dokumentację przeprowadzanych w jego trakcie działań.

Jeżeli firma funkcjonuje krótko, to naturalnie jej dokumentacja nie jest zbyt obszerna i dość łatwo jest się w niej zorientować. Jednak im dłużej funkcjonuje przedsiębiorstwo, tym bardziej rośnie zbiór zgromadzonych papierów. Zajmują one już nie kilka czy kilkanaście, lecz dziesiątki, a nawet setki segregatorów. Im bardziej powiększa się ta grupa, tym trudniej jest znaleźć w niej konkretny dokument, kiedy powstaje takie zapotrzebowanie. Dlatego istnieją specjalne sposoby na oznaczanie segregatorów, które mają na celu ułatwić poruszanie się pośród nich.

Poszczególne metody

Uniwersalną metodą na zaprowadzenie porządku wśród segregatorów jest naturalnie opisywanie tych akcesoriów. Robi się to zazwyczaj na grzbietach, ponieważ to właśnie one widoczne są w momencie, gdy segregatory układa się jeden obok drugiego. Żeby prawidłowo oznaczyć ten obiekt, wystarczy nakleić na jego grzbiet bądź wsunąć pod specjalną folię kartkę z objaśnieniem zawartości.

Czasami jednak trzeba wyróżnić nie tylko jeden segregator, lecz także pewien szczególny obszar w obrębie tego obiektu. Dlatego też włada się do niego przekładki indeksujące lub zakładki. Dzięki nim można w prosty sposób odnaleźć w segregatorze akurat to miejsce, które najbardziej nas interesuje.

Oczywiście opisywanie oraz indeksowanie to nie jedyne sposoby na orientowanie się w zawartości segregatorów. Bardzo pomocnym zabiegiem jest również wprowadzanie porządku kolorystycznego. Segregatory dotyczące jednej dziedziny mogą przyjmować określoną barwę (na przykład czerwoną), a segregatory dotyczące drugiej dziedziny mogą przyjmować inną barwę (na przykład żółtą). W ten sposób będzie się łatwo zorientować w segregatorach już na pierwszy rzut oka, bez wgłębiania się w treść opisów. Jest to niewątpliwie pomocne rozwiązanie, które warto zastosować w swoim biurze.